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2013年4月発行

理事も楽チン!協会の効率よい運営

日本IBMでの無料セミナー「蘇る理事会!理事研修のススメ」は大盛況に終わりました。
4月は忙しくて行けないよ!!という声にお応えして、6月に追加講演が決まりました!
詳細は巻末にてご確認ください。

さて、今回のテーマは「理事も楽チン!協会の効率よい運営」です。


▼ 目次 ▼ 
なぜ理事は忙殺されるのか!?
◆  理事の本来の役割
◆   やめるべき活動を見極める!
◆   理事会の効率的な進め方 
 
 ◆ なぜ理事は忙殺されるのか!?
 



さて、今回のテーマは「理事も楽チン!協会の効率よい運営」です。
理事の負担が大き過ぎると悩んでいる協会も多いことと思います。

理事が忙殺される理由は、以下の3つが考えられます。

1)理事が本来の役割でないことを行っている
2)活動が多すぎる
3)理事会の効率が悪い

それぞれの解決策を見ていきましょう。


 ◆ 理事の本来の役割


協会経営スクールNo.2の復習になりますが、
理事は「ガバナンス」、事務局は「マネージメント」と明確に役割を分けましょう。
理事は実務執行の「マネージメント」には関わらず、事務局長に一任しましょう。

ボランティアの理事を有効に活用するポイントは、関心やヤリガイのある業務に集中して頂き、それ以外を有償の事務局がサポートすることと言えるでしょう。

とは言え、委員会活動など理事が関わらないと進められない業務があると思います。
そこで、現在の活動の中で、本当にやるべき活動と「やめるべき活動」を見極めることが重要になります。


 やめるべき活動を見極める!
  特に歴史の長い協会では、活動がどんどん増えてしまっているケースがあります。
その中で、やるべき活動と「やめるべき活動」を見極めましょう。

いままでの活動をやめることは勇気がいることです。しかし米国で実験した結果では、あまたある会員のニーズに全て応えようとした協会よりも、全ての会員に共通しているニーズに絞り込んで活動を行った協会の方が満足度が高いということが分かりました。

米国の80%の協会では、ストラテジックプランニングという手法で、協会のミッションから活動を選んでいきますが、とりあえず簡単に活動を整理する方法をご紹介します。

会員アンケートを行い、優先順位の高い活動3つと、低い3つを選んでもらいます。
この集計をもとに理事会で討議して、思い切って「やめるべき活動」を選びましょう。
そして目的が不明確な委員会は廃止もしくは統合しましょう。



  理事会の効率的な進め方
  理事会は定時に始まり、定時に終わるべきですが...そうはいかないですよね。
理事会を効率的に進めるために、会議のルールを活用しましょう。

このルールは国連など多くの公式会議で採用されているロバート議事法などをベースに協会運営にあわせてアレンジされたものです。一部だけご紹介します。

会議前の準備:
・ 理事長は議事進行予定を作成して、10日前までには参加者に送ります。
・ 参加者は事前に関係資料を読み、討議の準備をして挑みます。

会議の進行:
・ 会議は議事進行予定に沿って進めます。
・ 通常、理事長が議長となり、議長の指名に従って発言します。
・ 1つの議題で同意見を2度以上発言してはいけません。発言は3分以内に心がけます。
・ 発言をするときは、「意見か質問か動議か」、意図を明確に述べます。

意見とは、議題に対して反対意見も含めて自分の考えを述べることです。
動議とは、新しく議題として取り上げて欲しい内容を提案することです。

動議が出た場合は、質疑応答の後、議長により動議を支持する人がいるか採決します。
動議を取り上げるには原則過半数の支持を必要とします。
これにより少数しか関心のない議題での時間の浪費を防ぎます。

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